Para iniciar o processo, dirija-se a Configurações > Agendamentos > Calendários e clique no botão CRIAR USUÁRIO EXTERNO. Um formulário será aberto para inserir todas as informações da pessoa e configurar seu calendário de atendimento.
🪪 Informações básicas
Você deverá completar os dados fundamentais do usuário. Observe quais são obrigatórios para o funcionamento do módulo:
Nome e Sobrenome: (Obrigatórios).
País e Telefone: (Obrigatório). O telefone será utilizado para o envio de notificações e WhatsApp Flows.
Endereço de email: (Obrigatório).
Cargo na empresa: (Opcional). É a posição ou função que desempenha dentro da organização.
👥 Grupos
Selecione um ou mais grupos aos quais essa pessoa pertencerá. Os grupos são a base operacional para decidir quais agendamentos o usuário pode receber: apenas os tipos de agendamento associados aos seus grupos poderão ser atribuídos a ele.
🗂️ Tipos de agendamento que pode receber (Filtro 2)
Dentro do mesmo cadastro, você deve escolher quais tipos de agendamento específicos podem ser agendados para essa pessoa. Isso serve para refinar, dentro de seu grupo, exatamente quais serviços ela atende.
Exemplo de uso: O grupo Oficina tem Gerson, Franco e Sergio. O tipo de agendamento "Serviço de oficina – 10.000 Kms" está associado ao grupo Oficina, mas apenas Gerson e Franco estão capacitados para realizá-lo. Ao criar seus calendários, você habilita esse tipo de agendamento apenas nos perfis de Gerson e Franco. Sergio permanece no grupo, mas não receberá esse serviço.
💡 Dica: Você pode editar, adicionar ou remover os tipos de agendamento habilitados a qualquer momento depois, acessando o modo de edição do calendário desse usuário.
🕐 Disponibilidade semanal
Ao criar o usuário, seu calendário começa sem nenhuma disponibilidade configurada por padrão. Clique no botão CONFIGURAR DISPONIBILIDADE para definir seus dias e horas de atendimento permitidos.
→ Ver artigo relacionado: Configurar a disponibilidade de um calendário.
📧 Sincronização e Impacto Operacional
💡 Dica: Aviso de Sistema: Ao salvar as alterações, o usuário externo é criado com êxito e o sistema envia automaticamente um email de boas-vindas para o endereço de email configurado. Este email permite que o usuário conecte sua agenda pessoal (Google Calendar ou Outlook 365) de forma completamente autônoma.
Impacto Operacional: Uma vez que o usuário conecta seu calendário por meio desse email, o Atom sincronizará de forma automática e retroativa todos os agendamentos que já estivessem marcados na plataforma para seu provedor externo. Isso garante que sua visualização de compromissos esteja 100% atualizada sem necessidade de realizar nenhuma carga manual.
Configurar seus usuários externos com precisão garante que cada profissional de sua equipe receba apenas os agendamentos para os quais está capacitado e nos horários corretos. Mantenha sua operação sincronizada e proporcione uma experiência de agendamento sem atrito! ✅