Como criar e gerenciar caixas de entrada e visualizações?
Como Administrador / Supervisor, sua função não é apenas criar configurações, mas manter ordem, controle e escalabilidade na operação diária. Este guia foi desenvolvido para Supervisores e Administradores que buscam organizar, priorizar e escalar corretamente o atendimento de conversas dentro da nova caixa de entrada de conversas.
Aqui você aprenderá o que são as caixas de entrada e visualizações, quando usar cada uma e como gerenciá-las corretamente para evitar desordem, duplicatas ou configurações desnecessárias.
Índice:
1. O que são as caixas de entrada e visualizações? 📄
🗂️ Caixas de entrada prioritárias
🔍 Visualizações personalizadas
2. Quem pode gerenciar caixas de entrada e visualizações?
3. Acessando o fluxo de criação 🚀
4. Criar visualizações "Para mim" 👤
5. Limite de visualizações pessoais ⚠️
6. Editar visualizações existentes ✏️
7. Criar caixas de entrada e visualizações para "Meus grupos" 👥
8. Uso inteligente de filtros 🧠
9. Permissões de edição para agentes 🔒
10. O que acontece com as caixas de entrada ou visualizações duplicadas? 🔁
IMPORTANTE: Esta funcionalidade está atualmente em Beta e sua disponibilidade será progressiva.
1. O que são as caixas de entrada e visualizações? 📄
As caixas de entrada e visualizações permitem que você organize conversas de acordo com critérios específicos, como status, canal, grupo, tipificação ou prioridade.
🗂️ Caixas de entrada prioritárias
São projetadas para casos críticos ou de acompanhamento constante. Ideais para:
Conversas sem resposta.
Casos urgentes.
Fluxos operacionais chave.
🔍 Visualizações personalizadas
Ideais para:
Análise.
Monitoramento.
Acompanhamento por critérios específicos.
💡 Conselho: Use caixas de entrada para o urgente e recorrente. Use visualizações para análise e controle operacional.
2. Quem pode gerenciar caixas de entrada e visualizações?
Esta funcionalidade está disponível apenas para:
Supervisores
Administradores
Os agentes só poderão criar caixas de entrada ou visualizações para eles mesmos.
3. Acessando o fluxo de criação 🚀
No painel lateral esquerdo:
Clique no botão "Criar nova".
Um fluxo guiado será aberto no centro da tela.
Selecione para quem você deseja criar a caixa de entrada ou visualização:
Para mim (Apenas visualizações)
Para meus grupos (Caixas de entrada ou visualizações)
Na caixa de entrada "Todas" (Caixa de entrada padrão):
Clique no botão "Filtros da caixa de entrada", na caixa de entrada "Todas".
Selecione um filtro.
Pressione o botão "Salvar como visualização".
Um fluxo guiado será aberto no centro da tela.
4. Criar visualizações "Para mim" 👤
As visualizações pessoais ajudam você a organizar seu próprio trabalho sem afetar outros usuários.
O que você deve saber?
A opção "Para mim" está selecionada por padrão.
Você sempre criará visualizações, não caixas de entrada.
Você deve preencher: Nome da visualização e pelo menos um filtro.
Regras importantes
Nomes duplicados não são permitidos.
Como supervisor: O filtro Grupos sempre estará ativo, não pode ser removido e você deve ter pelo menos um grupo selecionado.
Dica prática: Use nomes claros e descritivos como:
"Acompanhamento WhatsApp"
"Pendentes da minha equipe"
"Casos sem tipificar"
5. Limite de visualizações pessoais ⚠️
Cada usuário pode criar até 15 visualizações pessoais. Ao atingir o limite: Você poderá entrar no fluxo para criá-lo para seus grupos, mas não poderá criar novas visualizações para si mesmo até excluir alguma existente.
Recomendação: Revise periodicamente suas visualizações e exclua as que você não usa mais para manter a clareza.
6. Editar visualizações existentes ✏️
Você pode editar suas visualizações no menu de três pontos.
O que você pode modificar?
Nome da visualização.
Filtros aplicados.
O que não é permitido alterar?
O tipo de visualização.
O contexto (você não pode movê-lo de "Para mim" para "Meus grupos").
7. Criar caixas de entrada e visualizações para "Meus grupos" 👥
Este fluxo permite estruturar a operação de suas equipes.
O que você pode criar?
Caixas de entrada prioritárias.
Visualizações personalizadas.
Seleção de grupos
Apenas grupos ativos e com agentes são exibidos.
Como supervisor, você só verá os grupos aos quais pertence.
Como administrador, você verá todos os grupos ativos.
Os grupos selecionados são as equipes ou grupos para os quais a caixa de entrada ou visualização será criada.
Seleção de agentes (opcional)
Depende dos grupos selecionados.
Se você não escolher agentes específicos: A caixa de entrada ou visualização é criada para todos os agentes atribuídos ao grupo.
Dica prática: Crie caixas de entrada no nível do grupo quando o fluxo for padrão e selecione agentes apenas quando precisar de algo muito específico.
8. Uso inteligente de filtros 🧠
Os filtros definem quais conversas cada agente verá.
Como funciona?
Os filtros que formarão a caixa de entrada ou visualização que será atribuída aos agentes ou grupos devem ser selecionados.
Os filtros selecionados se adaptam automaticamente de acordo com: Grupos disponíveis e tipificações associadas.
O que acontece se houver conflitos? Se um filtro não se aplicar a determinados agentes, o sistema irá notificá-lo e você poderá decidir se deseja continuar aplicando ajustes automáticos ou voltar a editar a configuração.
9. Permissões de edição para agentes 🔒
Ao criar caixas de entrada ou visualizações para agentes, você pode decidir:
✅ Permitir que eles editem a visualização.
❌ Bloquear a edição.
Por padrão, a permissão está ativada.
10. O que acontece com as caixas de entrada ou visualizações duplicadas? 🔁
O sistema evita automaticamente a criação de visualizações ou caixas de entrada duplicadas.
Como funciona? Se um agente já tiver uma caixa de entrada ou visualização com os mesmos filtros: A nova substitui a anterior. Você será notificado antes de finalizar.