💬 ¿Qué son las Respuestas Rápidas?
Las Respuestas Rápidas son mensajes predefinidos que pueden ser enviados a los clientes de manera casi instantánea. Estas herramientas se encuentran disponibles para los agentes directamente en el módulo de conversaciones, optimizando el tiempo de respuesta y estandarizando la comunicación de la empresa.
⚙️ Pasos para crear una respuesta rápida
Para agregar y configurar nuevas respuestas rápidas en tu plataforma, sigue los pasos que se detallan a continuación:
Accede al menú lateral y dirígete al módulo de Configuraciones > Mensajería > Respuestas Rápidas.
Haz clic en el botón “Crear” ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
En la pantalla Crear Respuesta Rápida, completa los siguientes campos:
Categoría: Es el nombre clave con el que se identificará la respuesta rápida internamente.
Mensaje: Corresponde al contenido de texto que deseas configurar. Haciendo clic en el recuadro también podrás adjuntar archivos adicionales, ya sea una imagen, un PDF o un video.
Grupos: Permite seleccionar los grupos de atención para los cuales estará disponible esta respuesta rápida.
Agregar Parámetros: Los parámetros sustituyen datos dinámicos dentro del mensaje al momento de ser enviado por el agente, dándole un toque personalizado. Puedes utilizar los siguientes:
agent_name: Nombre del agente que atiende al cliente.group_name: Nombre del grupo que atiende al cliente.client_name: Nombre del cliente que está siendo atendido.company_name: Nombre de la compañía del cliente que está siendo atendido.email: Correo electrónico del cliente que está siendo atendido.
Una vez completada toda la información solicitada, haz clic en el botón “Crear”.
✏️ Edición de respuestas rápidas y limitación de archivos adjuntos
Si necesitas modificar una respuesta rápida ya existente, puedes hacerlo desde el mismo módulo haciendo clic en editar. Sin embargo, debes tener en cuenta la siguiente regla del sistema respecto a los archivos multimedia:
⚠️ Importante sobre eliminar archivos adjuntos: Actualmente en la plataforma, si una respuesta rápida ya fue guardada con un archivo adjunto (imagen, PDF o video), no es posible eliminar únicamente el archivo para conservar solo el texto.
Lo que SÍ puedes hacer: Reemplazar la imagen o archivo actual por uno nuevo desde la ventana de edición.
Solución para eliminarlo definitivamente: Si necesitas conservar el texto exacto pero enviarlo sin ningún tipo de archivo adjunto, deberás crear una nueva respuesta rápida desde cero (solo con texto) y eliminar la respuesta antigua.
¡Ahorra tiempo valioso en cada interacción! 🚀
Configurar respuestas rápidas y enriquecerlas con parámetros dinámicos permitirá a tu equipo de agentes brindar una atención mucho más ágil, profesional y personalizada en cuestión de segundos. ✅