⚙️ Conociendo el Módulo de Tareas Automatizadas
El módulo de Tareas Automatizadas redefine la atención al cliente al encargarse de procesos manuales y repetitivos de tu operación. Esto reduce los tiempos de espera y permite a tus agentes enfocarse en los casos más críticos o ventas personalizadas.
Entre las acciones que puedes dejar en piloto automático se encuentran: envío de respuestas rápidas, disparo de plantillas (Template Messages), cambios de grupo, tipificaciones, agenda de llamadas o envío de datos a formularios externos (Webhooks).
🛠️ Cómo configurar una tarea automatizada
Para crear una regla, dirígete al menú lateral izquierdo, selecciona Tareas Automatizadas y haz clic en el botón "+" (en la esquina inferior derecha). Toda automatización en Atom se basa en 3 pasos lógicos:
Activador: Es el "gatillo" o evento que debe ocurrir para que el sistema despierte.
Temporizador: Es el tiempo de espera programado (minutos, horas) antes de ejecutar la acción.
Acción: La orden final que se ejecutará si se cumplen los tiempos y condiciones.
🎯 Tipos de Activadores
Dependiendo de qué parte del proceso quieras automatizar, deberás elegir entre tres activadores principales:
1. Acción de Bot
Se ejecuta mientras el cliente está interactuando con el flujo automatizado. Por ejemplo, si el cliente abandona el flujo antes de llegar a la asignación con un humano, puedes disparar un mensaje para intentar retenerlo.
💡 Nota técnica: Este activador solo es compatible con bots creados mediante Dialogflow y OpenAI.
2. Asignación
Se ejecuta cuando ocurre un movimiento en la bandeja de entrada. Puedes elegir entre tres eventos:
Asignación de agente: Ideal para enviar mensajes de disculpa automática si pasa X tiempo y el asesor aún no atiende el chat.
Asignación de bot: Se activa cuando un chat es cerrado por el agente y el usuario es devuelto al menú inicial del bot.
Reasignación: Permite accionar mensajes o alertas cuando un cliente es transferido entre equipos.
3. Tipificación
Es el activador más utilizado para estrategias de seguimiento comercial. Funciona al detectar que un agente guardó un estado.
Ejemplo: Si el agente tipifica "Cotización enviada", puedes programar que Atom espere 1 hora y le envíe al cliente un mensaje automático preguntando si tiene dudas, liberando al asesor de esa tarea manual.
⚠️ Consideraciones Importantes
Deshabilitar reglas: Si apagas una tarea automatizada, se cancelarán inmediatamente todas las acciones que estaban "en espera" (en el temporizador) asociadas a esa regla.
Lógica de Reasignación automática: Si creas una regla que castiga la falta de respuesta de un agente reasignando el chat a otro compañero, el sistema buscará un asesor disponible dentro del grupo y excluirá automáticamente al agente original que no contestó.
Peticiones HTTP: Si tu acción automática es enviar datos a un sistema externo (Webhook), el sistema te permite incluir variables ricas como:
Campos de sistema: Nombre, teléfono, correo, empresa, etiquetas, hora y zona horaria.
Datos de la conversación: Enlace al chat, resumen de IA, historial, primera consulta y última tipificación.
Datos del agente: Nombre y correo del responsable.
Variables de integración: Propiedades mapeadas si usas HubSpot.
¡Pon tu operación en piloto automático! 🚀
Las Tareas Automatizadas son tu mejor aliado para garantizar que ningún seguimiento se olvide y que los tiempos de espera estén siempre controlados. Configura tus reglas hoy y deja que Atom trabaje como el mejor asistente de tu equipo. ✅