📋 Requisitos Previos
Antes de configurar tus reglas de automatización, asegúrate de cumplir con los siguientes puntos en tu plataforma:
Contar con la integración nativa de HubSpot configurada y activa en tu cuenta de Atom.
Tener permisos de Administrador para acceder y editar el módulo de Tareas Automáticas.
Haber creado y estructurado previamente los pipelines y las etapas correspondientes en HubSpot (para Negocios y Tickets).
⚠️️ Importante: En Atom interactúas con Clientes y Conversaciones a través de tus Agentes o del Flowbuilder. Estas acciones de automatización impactarán de forma unidireccional los registros de Contactos, Negocios o Tickets alojados en tu CRM de HubSpot.
⚙️ Configuración Paso a Paso
Sigue esta ruta para vincular las acciones de tu CRM a tus eventos operativos en Atom:
En el menú principal de Atom, navega a Automatizaciones> Tareas Automátizadas.
Haz clic en el botón para crear una nueva tarea o selecciona una existente para editarla.
Configura los módulos de Activador (el evento que detona la regla, por ejemplo, aplicar una Tipificación) y Temporizador según la necesidad de tu proceso.
Navega hasta la pestaña de Acción.
En el menú desplegable Tipo de Acción, selecciona HubSpot.
En el menú Entidad, define el registro que deseas actualizar.
Opciones de Configuración por Entidad
Dependiendo del tipo de registro seleccionado en el campo Entidad, configura los parámetros específicos:
Opción A: Actualizar un Contacto (Contact)
Selecciona Contact en el campo Entidad.
En el campo Lifecycle Stage, elige la nueva etapa a la que deseas mover al contacto (ej. Opportunity, Lead, Subscriber).
Opción B: Actualizar un Negocio (Deal)
Selecciona Negocio en el campo Entidad.
En Pipeline, elige el embudo de ventas correspondiente en tu CRM.
En Etapas Iniciales, selecciona en qué estado o estados debe encontrarse actualmente el negocio para que la tarea sea válida.
En Etapa Final, selecciona el estado de destino al que se moverá el negocio.
Opción C: Actualizar un Ticket
Selecciona Ticket en el campo Entidad.
En Pipeline, elige el flujo de soporte correspondiente.
En Etapas Iniciales, define el estado actual requerido del ticket.
En Etapa Final, selecciona el estado de destino para resolver o escalar el caso.
Asegúrate de que el interruptor de estado (en la parte inferior) se encuentre en Activo.
Haz clic en CREAR (o GUARDAR) para guardar y activar la regla.
💡 Tip: Al configurar transiciones para Negocios y Tickets, verifica que las Etapas Iniciales seleccionadas coincidan con el flujo lógico de tu pipeline en HubSpot. Mapear correctamente estos estados evita bloqueos en las actualizaciones si un registro se encuentra en una etapa no contemplada por la regla.
🧪 Resultados Esperados y Verificación
Para comprobar que la automatización funciona y se comunica correctamente con tu CRM, ejecuta la siguiente prueba:
Simula una conversación de prueba en Atom que cumpla estrictamente con el Activador de tu tarea (por ejemplo, asignar la tipificación correcta desde el Panel Lateral).
Espera el tiempo exacto definido en el Temporizador.
Ingresa a tu portal de HubSpot y busca el registro del Contacto, Negocio o Ticket vinculado a ese cliente.
Verifica en el historial del registro que la etapa del ciclo de vida o el estado del pipeline haya cambiado automáticamente al valor configurado en la Etapa Final.
Configurar acciones de HubSpot en tus Tareas Automáticas elimina la carga operativa de actualizar tu CRM manualmente tras cada interacción. Al conectar el trabajo de tus agentes con tus pipelines de ventas y soporte, aseguras una base de datos siempre al día y un seguimiento comercial impecable. ✅