Para iniciar el proceso, dirígete a Configuraciones > Citas > Calendarios y da clic en el botón CREAR USUARIO EXTERNO. Se abrirá un formulario para ingresar toda la información de la persona y configurar su calendario de atención.
🪪 Información básica
Deberás completar los datos fundamentales del usuario. Ten en cuenta cuáles son obligatorios para el funcionamiento del módulo:
Nombre y Apellido: (Obligatorios).
País y Teléfono: (Obligatorio). El teléfono se utilizará para el envío de notificaciones y WhatsApp Flows.
Correo electrónico: (Obligatorio).
Puesto en la empresa: (Opcional). Es el cargo o rol que desempeña dentro de la organización.
👥 Grupos
Selecciona uno o más grupos a los que pertenecerá esta persona. Los grupos son la base operativa para decidir qué citas puede recibir el usuario: solo los tipos de cita asociados a sus grupos podrán asignársele.
🗂️ Tipos de cita que puede recibir (Filtro 2)
Dentro de la misma alta, debes elegir qué tipos de cita específicos se le pueden agendar a esta persona. Esto sirve para afinar, dentro de su grupo, exactamente qué servicios atiende.
Ejemplo de uso: El grupo Taller tiene a Gerson, Franco y Sergio. El tipo de cita "Servicio de taller – 10,000 Kms" está asociado al grupo Taller, pero solo Gerson y Franco están capacitados para realizarlo. Al crear sus calendarios, habilitas ese tipo de cita solo en los perfiles de Gerson y Franco. Sergio queda en el grupo, pero no recibirá ese servicio.
💡 Tip: Puedes editar, agregar o quitar los tipos de cita habilitados en cualquier momento posterior, ingresando desde el modo edición del calendario de ese usuario.
🕐 Disponibilidad semanal
Al crear al usuario, su calendario empieza sin ninguna disponibilidad configurada por defecto. Da clic en el botón CONFIGURAR DISPONIBILIDAD para definir sus días y horas de atención permitidos.
→ Ver artículo relacionado: Configurar la disponibilidad de un calendario.
📧 Sincronización e Impacto Operativo
💡 Tip: Aviso de Sistema: Al guardar los cambios, el usuario externo se crea exitosamente y el sistema envía automáticamente un correo de bienvenida a la dirección de email configurada. Este correo permite al usuario conectar su agenda personal (Google Calendar o Outlook 365) de forma completamente autónoma.
Impacto Operativo: Una vez que el usuario conecte su calendario mediante ese correo, Atom sincronizará de forma automática y retroactiva todas las citas que ya tuviera agendadas en la plataforma hacia su proveedor externo. Esto asegura que su vista de compromisos esté 100% actualizada sin necesidad de realizar ninguna carga manual.
Configurar a tus usuarios externos con precisión asegura que cada profesional de tu equipo reciba únicamente las citas para las que está capacitado y en los horarios correctos. ¡Mantén tu operación sincronizada y brinda una experiencia de agendamiento sin fricciones! ✅