Antes de configurar tu primer calendario, comprende el vocabulario básico y la lógica de intersección que utiliza Atom para asignar citas y calcular disponibilidad de forma automática.
📖 Glosario rápido
Para moverte con fluidez por el módulo de Citas, necesitas tener claros estos conceptos:
Concepto | Qué significa |
Tipo de cita | La plantilla de un servicio que ofreces: su nombre, duración, horarios, límites y quién lo atiende. (Ej. "Servicio de taller – 10,000 Kms" de 4 horas). |
WhatsApp Flow | El formulario nativo de Meta que el cliente usa en el chat para elegir fecha y hora. Atom crea uno automáticamente por cada tipo de cita. |
Calendario | La agenda de una persona de tu equipo que atiende citas, incluyendo su disponibilidad y sus bloqueos. |
Usuario externo | La persona que atiende las citas (un mecánico, asesor, médico, etc.). No usa el inbox de Atom, interactúa por WhatsApp. Tiene una relación 1:1 con su calendario. |
Grupo | La forma de organizar a tu equipo en Atom (por sucursal, especialidad, etc.). Es la base para decidir qué citas puede recibir cada persona. |
Canal | El número de WhatsApp por el cual los clientes agendan. Al crear un Tipo de cita, eliges en qué números estará disponible. |
Componente de Citas | El paso (nodo) que agregas a tu flujo en Flowbuilder para disparar el proceso de agendamiento. |
Campos de cita de sistema | Datos guardados de la cita (fecha, hora, duración) que puedes reutilizar en Flowbuilder para enviar confirmaciones o integrarlo con otro sistema. |
👥 ¿Quién puede recibir una cita? (Los dos filtros)
Que una persona de tu equipo pueda recibir un tipo de cita depende de que pase exitosamente por dos filtros simultáneos:
Filtro 1 (Grupo): Al crear el tipo de cita, eliges a qué grupo(s) pertenece. Solo los asesores que estén dentro de esos grupos entran en juego.
Filtro 2 (Tipo de cita habilitado): Al crear el calendario de cada persona, eliges qué tipos de cita específicos se le pueden agendar. Esto afina con precisión láser quién recibe qué.
Un asesor recibe una cita SÓLO si cumple los dos requisitos.
📝 Ejemplo práctico: Tienes el grupo Taller con tres mecánicos (Gerson, Franco y Sergio). Creas el "Servicio de 10,000 Kms" y lo asocias al grupo Taller. (Con esto, nadie de Ventas lo recibirá). Pero como solo Gerson y Franco están capacitados para ese servicio, habilitas ese tipo de cita únicamente en sus calendarios individuales. Como resultado, cuando un cliente agenda ese servicio, el sistema solo se lo asignará a Gerson o a Franco.
🕐 ¿Cuándo hay espacios disponibles? (La intersección de horarios)
Mientras que la elegibilidad decide QUIÉN, la disponibilidad decide CUÁNDO.
Esto funciona con una intersección distinta: el cruce de dos horarios.
El horario del Tipo de cita (Ej. de Lunes a Viernes de 9:00 a 17:00).
El horario del Calendario del asesor (Ej. de Lunes a Viernes de 9:00 a 13:00).
El cliente solo podrá elegir los espacios donde ambos horarios coinciden.
⚠️ Atención: No confundas las dos intersecciones. Una decide quién es elegible (Grupo + Cita habilitada) y la otra decide cuándo hay espacio (Horario de Cita ∩ Horario de Calendario). Son totalmente independientes: un asesor puede ser elegible para el servicio, pero si no tiene un horario que coincida con la configuración de la cita, simplemente no aparecerá con espacios disponibles ese día.
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Al comprender cómo interactúan los grupos, los tipos de servicio y las disponibilidades, tienes el control total para orquestar operaciones complejas. Garantizas que cada cita caiga en manos de la persona correcta, exactamente en el momento en que está disponible para atenderla. ✅