📂 Cómo crear y administrar bandejas y vistas
Como Administrador o Supervisor, tu objetivo es mantener el orden y la escalabilidad de la operación. Las bandejas y vistas son herramientas diseñadas para filtrar el ruido y permitir que tu equipo se enfoque en lo que realmente importa: atender al cliente de forma eficiente.
1. ¿Qué son las bandejas y las vistas? 📄
Aunque parecen similares, tienen propósitos distintos para tu flujo de trabajo:
🗂️ Bandejas prioritarias: Están diseñadas para la acción inmediata. Úsalas para casos críticos, conversaciones sin respuesta o flujos operativos que requieren atención urgente.
🔍 Vistas personalizadas: Son herramientas de monitoreo y análisis. Ideales para hacer seguimiento a criterios específicos, auditar la calidad o revisar conversaciones de un canal en particular.
💡 Consejo: Usa las bandejas para lo urgente y recurrente; usa las vistas para el control operativo y el análisis.
2. ¿Quién puede administrarlas? 🔑
El control de la estructura operativa recae en los roles de liderazgo:
Supervisores y Administradores: Pueden crear y gestionar bandejas y vistas tanto para ellos mismos como para sus grupos de trabajo.
Agentes: Tienen un rol limitado; únicamente pueden crear vistas personales para organizar su propio día a día.
3. Pasos para la creación 🚀
Existen dos caminos para empezar a organizar tu información:
Opción A: Desde el botón "Crear nueva"
En el panel lateral izquierdo, haz clic en "Crear nueva".
Sigue el flujo guiado que aparecerá en el centro de la pantalla.
Elige el destino: "Para mí" (solo vistas) o "Para mis grupos" (bandejas o vistas).
Opción B: Desde la bandeja "Todas" (Filtros rápidos)
Haz clic en el botón "Filtros bandeja" dentro de la bandeja "Todas".
Selecciona los filtros que necesites (estado, canal, etc.).
Presiona el botón "Guardar como vista" para iniciar el flujo guiado.
4. Configuración "Para mí" (Vistas Personales) 👤
Estas vistas te ayudan a organizar tu propio panel de control sin afectar el trabajo de los demás.
Límite: Puedes crear hasta 15 vistas personales. Si llegas al límite, deberás eliminar alguna antigua para crear una nueva.
Regla para Supervisores: Por seguridad, el filtro de "Grupos" siempre estará activo y no puede eliminarse; esto asegura que siempre veas conversaciones de tu equipo.
Nombres claros: Usa nombres descriptivos como "Pendientes WhatsApp" o "Casos Urgentes".
5. Configuración "Para mis grupos" (Estructura Operativa) 👥
Este es el corazón de la administración. Aquí decides cómo verán la información tus equipos:
Selección de Grupos: Como Administrador verás todos los grupos activos; como Supervisor, solo verás aquellos a los que perteneces.
Selección de Agentes: Puedes asignar la bandeja a todo un grupo o elegir agentes específicos si necesitas que solo ciertas personas atiendan ese filtro.
Permisos de Edición: Tú decides si los agentes pueden modificar la vista que les creaste o si prefieres bloquear la edición para mantener el estándar operativo.
6. Uso inteligente de filtros y duplicados 🧠
El sistema de Atom es inteligente y te ayuda a evitar errores comunes:
Ajustes Automáticos: Los filtros se adaptan según las tipificaciones y grupos disponibles. Si hay un conflicto (por ejemplo, un filtro que no existe para un grupo seleccionado), el sistema te avisará.
Adiós a los duplicados: Si intentas crear una bandeja con los mismos filtros que una ya existente para un agente, el sistema te notificará que la nueva reemplazará a la anterior para evitar desorden.
💡 Consejos de administración
Revisión periódica: Una vez al mes, revisa las vistas creadas. Elimina aquellas que respondían a una campaña temporal o que ya no se utilizan para mantener la interfaz limpia.
Edición flexible: Puedes editar nombres y filtros desde el menú de tres puntos (⋮), pero recuerda que no puedes cambiar el "contexto" (por ejemplo, convertir una vista personal en una grupal).
¡Toma el control de tu bandeja! 🚀
Al organizar correctamente las conversaciones de tu equipo a través de bandejas prioritarias y vistas, reduces el estrés de los agentes y aseguras que ningún cliente importante se quede sin respuesta. Configura tu estructura hoy mismo y escala tu operación con orden y claridad. ✅