🔄 ¿Qué son las Listas Dinámicas y cuál es su verdadero propósito?
Las Listas Dinámicas son motores de segmentación "vivos". Son conjuntos de clientes y prospectos que se agrupan y desagrupan de forma completamente automática basándose en un set de reglas (filtros) que tú mismo defines.
Su naturaleza fundamental es prospectiva: están diseñadas para empezar a "escuchar" y capturar datos a partir del momento exacto en que haces clic en "Crear". El sistema evalúa constantemente tu base de datos; si un cliente cumple con los requisitos a futuro, entra a la lista de inmediato; si sus condiciones cambian y deja de cumplirlos, sale automáticamente.
⚖️ Diferencia técnica con las Listas Estáticas:
Mientras que las dinámicas evalúan interacciones a futuro para alimentar campañas recurrentes, las Listas Estáticas tienen un fin estrictamente retrospectivo. Sirven para "tomar una fotografía exacta" y congelada de tu base de datos en un punto específico del tiempo.
🌟 Beneficios operativos de la segmentación dinámica
Cero carga manual: Te olvidas por completo de descargar, limpiar y volver a cargar archivos de Excel cada semana.
Timing perfecto (Segmentación viva): Al actualizarse en tiempo real, garantizas que tus campañas (ej. carritos abandonados, recordatorios de pago) lleguen a las personas que cumplen el perfil hoy, no a los que lo cumplían hace un mes.
Hiper-personalización: Te permite estructurar embudos de comunicación donde le hablas de forma distinta a un "Lead frío" que a un "Cliente recurrente", optimizando la conversión.
🛠️ Paso a paso detallado para crear tu Lista
Ruta de Acceso: Dirígete al módulo de Campañas > Listas en tu menú lateral izquierdo y selecciona la opción para crear una nueva "Lista Dinámica".
Construcción de lógicas (Grupos de Condiciones): El sistema te permite apilar filtros utilizando operadores lógicos fundamentales:
Conector AND (Y): Úsalo dentro de un mismo grupo si necesitas que el cliente cumpla todas las reglas simultáneamente (Ej. Es de México AND tiene la etiqueta VIP).
Conector OR (O): Úsalo para crear grupos alternativos. Basta con que el cliente cumpla las condiciones de alguno de los grupos para entrar a la lista.
El Contador Inicial (Preview) y Creación: En el panel lateral, Atom te mostrará una previsualización en tiempo real de cuántos contactos cumplen actualmente tus reglas. Revisa que el volumen tenga sentido con tu estrategia y haz clic en "Crear". A partir de ese segundo, el sistema comienza a indexar.
🧠 Diccionario Profundo de Filtros y Condiciones
Para construir segmentaciones infalibles, hemos dividido todas las variables en dos categorías según cómo el motor de Atom procesa el tiempo.
🔮 1. Filtros Prospectivos (Capturan data a futuro)
Estas condiciones evalúan eventos, comportamientos y transiciones de estado en tiempo real. No son retroactivos. La lista nace vacía (en cero) y atrapa al cliente en el segundo exacto en que ocurre la acción.
Última Tipificación: Filtra según el motivo exacto por el que un agente cerró la conversación (incluye la tipificación interna de "Cierre Automático" por inactividad).
⚠️ Reglas importantes a considerar: Si configuras un período de tiempo estricto (ej. "hace exactamente 24 horas"), el cliente entrará a la lista, pero al cumplirse la hora 25, no se tomará en cuenta el contacto. Las listas antiguas que usaban un campo de fecha separado seguirán funcionando sin problemas.
Etapa de Cliente (Prospecto y Servicio): Unifica tu segmentación comercial y de soporte bajo una sola variable.
⚠️ Reglas importantes a considerar: Prevención de cruces. Si estás configurando etapas de "Prospecto" y cambias el selector a "Servicio", el sistema borrará automáticamente los valores seleccionados previamente para no confundir al motor. Además, las listas configuradas en el pasado como "Etapa de prospecto" ahora se visualizarán bajo este nuevo formato sin afectar su funcionamiento.
Última asignación (grupo): Filtra según cuál fue el último equipo (grupo de agentes) responsable de la atención.
⚠️ Reglas importantes a considerar: Conversaciones sin grupo. Si un contacto inició chat pero nunca fue asignado a un grupo (sigue con el bot), el sistema interpretará que no pertenece a tu selección, siendo atrapado exitosamente si usas el operador de exclusión "No contiene". Solo puedes usar esta variable una vez dentro de un mismo grupo de condiciones.
Último Mensaje (Filtro Unificado): Crea exclusiones precisas evaluando cuándo fue la última comunicación, ya sea enviada por el cliente o por la empresa.
⚠️ Reglas importantes a considerar: Comportamiento de la opción "Empresa". Esta es una regla estricta de inactividad; si agregas a un cliente porque tú le escribiste y no respondió, pero de pronto el cliente contesta, el sistema lo sacará inmediatamente de la lista. Si nunca ha existido un mensaje de la empresa en ese chat, el contacto será ignorado.
Abandono de flujo: Atrapa a usuarios que dejaron una coversación automatizada a medias.
⚠️ Reglas importantes a considerar: Para que sea etiquetado como "abandono", deben cumplirse 3 reglas inviolables: la conversación debió expirar forzosamente por timeout, el cliente debió enviar al menos un mensaje previo, y el último mensaje de la conversación debió ser de Atom. Limpieza de estado: Si logras contactarlo y retoma la conversación, su estado de abandono se limpia y sale de la lista.
Etiquetas: Filtra a los prospectos basándose en los tags rápidos que se le han asignado durante el proceso de atención.
Lifecycle Stage (Etapa del ciclo de vida): Segmenta de forma automatizada evaluando las actualizaciones de estado mediante la sincronización directa con las etapas de tu embudo comercial en HubSpot.
🕰️ 2. Filtros Retroactivos / Mixtos (Traen data histórica)
Analizan información estática que ya está registrada en la ficha del usuario. Ideales para filtrar bases de datos masivas del pasado.
Origen: Segmenta según el medio por el cual se originó la conversación.
Campañas: Usuarios que ingresaron a través de envíos masivos anteriores.
Tráfico web: Contactos provenientes de tus portales o landing pages.
Click to WhatsApp (CTWA): Agrupa de forma precisa a las personas que iniciaron chat interactuando con tus anuncios de Meta.
⚠️ Reglas importantes a considerar para Tráfico (CTWA y Web): En "Click to WhatsApp", el menú solo mostrará campañas que ya hayan generado al menos un chat en Atom y la búsqueda exige precisión (si cambiaste el nombre en Meta, deberás seleccionar ambas versiones). En "Fuente de tráfico web", seleccionar "Tráfico Orgánico" agrupará a todos los que llegaron sin parámetros de rastreo (UTMs).
Campo de información: Atributos de sistema (Nombre, Apellido, Teléfono, Correo) y personalizados de tu negocio (ej. Marca, Modelo, Ciudad, Sucursal).
🔎 Operadores de Búsqueda para Campos de Información
Si utilizas Campos de Información para recopilar datos personalizados de tus clientes (como la ciudad, el modelo de un vehículo de interés o su profesión), tienes a tu disposición dos operadores avanzados para agilizar la creación de tus reglas sin tener que repetir condiciones.
1. Operador "Contiene"
Este comparador es ideal cuando la información se completa de manera inconsistente (por ejemplo, mezclando mayúsculas y minúsculas), ya que te permite buscar una palabra específica dentro de una frase o texto más largo sin tener que crear múltiples condiciones de "Es igual a".
¿Cómo usarlo?: Selecciona un campo de tipo texto y elige el operador Contiene. Ingresa la palabra exacta que deseas buscar (por ejemplo, si el campo guarda la información "Ciudad de Bogotá 2024", puedes escribir "bogota").
Reglas clave:
No distingue mayúsculas/minúsculas: "bogota" o "Bogotá" funcionarán igual.
Palabras completas: Busca coincidencias de palabras enteras (tokens). Buscar "Bogo" no arrojará resultados si la palabra completa es "Bogotá".
2. Operador "Contiene cualquiera de"
Este operador te permite evaluar si un campo de información coincide con una lista de varios valores posibles dentro de una sola regla. Así evitas tener que crear una condición nueva (separada por OR) para cada opción individual.
¿Cómo usarlo?: Selecciona tu campo (puede ser texto, número o moneda) y elige el operador Contiene cualquiera de.
Ingreso de valores: Podrás escribir múltiples palabras o números separados por una coma ( , ). Por ejemplo, si quieres segmentar clientes interesados en ciertos vehículos, puedes ingresar: Yaris, Corolla, RAV4. Al escribir la coma, el valor se guardará automáticamente como una etiqueta visual (o "píldora") dentro de la barra de búsqueda y la coma desaparecerá.
Reglas clave:
Si el campo es de tipo texto, la búsqueda evaluará palabras completas ignorando las mayúsculas/minúsculas.
Si el campo es numérico, la coincidencia debe ser un número exacto.
📋 Duplicar un Grupo de Condiciones
Cuando construyes segmentaciones avanzadas que involucran múltiples grupos de reglas unidos por el conector "OR" (O), es común que necesites repetir ciertas combinaciones de filtros similares cambiando solo un par de datos.
Para ahorrar tiempo y hacer tu proceso mucho más ágil, la plataforma incluye una herramienta de duplicación:
¿Cómo duplicar un grupo completo?
Dentro de la pantalla de creación o edición de tu Lista Dinámica, ubica la tarjeta del grupo de condiciones que deseas clonar.
En la esquina superior derecha de esa tarjeta (junto al botón de "Eliminar"), haz clic en el ícono de Duplicar grupo (representado por el ícono de copiar documentos 📄).
Automáticamente, el sistema creará una copia exacta de todas las condiciones, operadores lógicos internos (AND/OR) y valores ingresados, posicionando el nuevo grupo justo debajo del original.
⚠️ Reglas importantes y Consideraciones:
Independencia total: Una vez que duplicas un grupo, la copia se vuelve 100% independiente de la regla original. Esto significa que puedes editar, agregar o borrar etiquetas, tipificaciones o rangos de fecha en el nuevo grupo sin que estos cambios alteren o afecten al grupo fuente.
Límite máximo de grupos: El sistema te permite estructurar un máximo de 5 grupos de condiciones dentro de una misma lista. Si ya alcanzaste este tope de 5 tarjetas, el botón de duplicar se deshabilitará defensivamente para evitar sobrecargar la segmentación.
Arrastre de errores: Si el grupo original que decidiste clonar tenía algún campo incompleto o con un error de validación, el grupo duplicado nacerá conservando exactamente el mismo estado para que lo corrijas manualmente.
🚨 Reglas Core de Procesamiento del Sistema
Para dominar las listas, debes entender cómo piensa Atom:
La Regla de Herencia (Filtros Mixtos + Prospectivos): Esta es la regla de oro. Si dentro de un mismo grupo (unido por AND) combinas un atributo histórico (ej.
País = México) con un evento futuro (ej.Tipificación = Venta Cerrada), el filtro prospectivo siempre anula al mixto. Esto significa que la lista nacerá completamente vacía y solo empezará a atrapar a los clientes de México que sean tipificados a partir del momento en que publicaste la lista. No traerá a los tipificados del pasado.Sensibilidad de caracteres (Case & Accent Sensitive): A excepción de los "Campos de Información Custom", debes asumir que la condición estándar "Contiene" en el resto de la plataforma es estrictamente sensible. El texto evaluado debe coincidir milimétricamente con tu configuración, incluyendo el respeto por las mayúsculas, los espacios y las tildes.
⚙️ Gestión, Acciones Avanzadas y Edición
Toda la administración se concentra en el menú de acciones rápidas (los tres puntos verticales ⋮) en tu tabla de Listas:
✏️ Editar: Ajusta el nombre o agrega/elimina grupos de condiciones sin empezar de cero.
🔍 Ver Configuración: Vista de solo lectura para auditar las reglas definidas, el volumen de contactos y visualizar si la lista está atada a un Flujo Automático.
📥 Descargar Clientes: Exporta el corte actual de los integrantes en un archivo .CSV para análisis externos.
🗑️ Eliminar: Borra la lista definitivamente si la estrategia concluyó.
⚠️ Reglas importantes a considerar al Editar: Las modificaciones aplican únicamente para eventos futuros (no son retroactivas). Si la lista editada está conectada a un Flujo Dinámico, el sistema te lanzará una alerta obligatoria antes de guardar para asegurar que apruebas el envío bajo las nuevas reglas.
¡Haz que cada mensaje cuente! 🚀
Entender la naturaleza prospectiva de tus Listas Dinámicas es la clave para mantener tus campañas siempre frescas y relevantes. Al dominar la diferencia entre filtros históricos y futuros, te aseguras de que el mensaje correcto llegue al cliente indicado en el momento preciso y de forma totalmente automatizada. ¡Configura tus reglas, olvídate de la carga manual y observa cómo crecen tus resultados! ✅