Requisitos Previos
Antes de que la sincronización opere correctamente, asegúrate de cumplir con estos parámetros estructurales en tu plataforma:
La integración de HubSpot debe estar configurada y activa en tu entorno de Atom.
Los campos de Atom deben estar correctamente mapeados con las propiedades de HubSpot.
El cliente debe contar con una llave de identificación válida (número de teléfono bajo el formato internacional E.164 o un correo electrónico estructurado correctamente).
Estrategias de Creación y Vinculación
Para que los datos viajen en ambas direcciones, primero debe existir un vínculo sólido entre el Cliente (el perfil operativo en Atom) y el Contacto (el registro alojado en HubSpot). Este enlace se establece mediante dos vías:
Estrategia | ¿Cómo funciona? | Acción Operativa |
Sincronización Automática | Ocurre de forma transparente. Si la regla está activa en tu configuración, el Cliente de Atom se genera como Contacto en HubSpot tan pronto como es atendido. | Ninguna, el sistema trabaja en segundo plano. |
Sincronización Manual | Se utiliza si la regla automática está apagada o si el sistema detecta conflictos de datos (ej. perfiles duplicados). | Ve al Panel Lateral en Atom y haz clic en Agregar contacto o en Crear contacto nuevo. |
Comportamiento en Flowbuilder (Fase de Bot)
Es crucial comprender que un Cliente de Atom que se encuentra interactuando con un bot en Flowbuilder no se creará ni sincronizará inmediatamente en HubSpot.
Para que los datos capturados por el bot viajen hacia HubSpot, debe cumplirse al menos una de las siguientes condiciones:
Asignación a un Agente: El flujo del bot termina y el Cliente es transferido a la bandeja de entrada para atención humana.
Uso de Nodos Nativos: El Cliente atraviesa un nodo de Crear contacto, Crear deal o Lifecycle stage dentro de la estructura de tu Flowbuilder.
Envío Personalizado: La información es enviada proactivamente hacia HubSpot utilizando un Componente HTTP dentro del flujo.
⚠️ Importante: La creación desde Flowbuilder fallará si existen conflictos por contactos duplicados en HubSpot o si la llave proporcionada contiene un formato inválido. Asegúrate de capturar los números de WhatsApp utilizando estrictamente el estándar E.164.
Reglas de Actualización Bidireccional
Una vez que el Cliente y el Contacto están vinculados, la actualización de los campos mapeados sigue lógicas distintas dependiendo del origen del cambio:
De Atom hacia HubSpot
Fase de Bot: Las respuestas que el Cliente da al bot no viajan a HubSpot de inmediato. Permanecen en Atom hasta que la conversación se asigna a un Agente o se ejecutan los nodos de actualización directa.
Fase de Agente: Una vez que la conversación es asignada a un humano, todos los campos capturados viajan y actualizan HubSpot.
Visualización de Datos: Aunque los datos de Atom viajan de manera inmediata, tu navegador web no los mostrará mágicamente en la pantalla de HubSpot. Es obligatorio actualizar la página (F5 o botón de recargar) para ver los cambios reflejados.
De HubSpot hacia Atom
Cualquier modificación realizada directamente en una propiedad de HubSpot (que esté mapeada previamente) se reflejará en tiempo real y de manera automática en el entorno de Atom, sin necesidad de que el Agente recargue su pantalla.
Auditoría y Resolución de Conflictos
Si como administrador notas que la información de un Cliente no está viajando o las actualizaciones no se reflejan, ejecuta esta estrategia de verificación:
Abre la conversación afectada dentro de la bandeja de entrada de Atom.
Expande el Panel Lateral ubicado a la derecha de la pantalla.
Revisa el estado de la integración y verifica que el Cliente no se encuentre desvinculado.
Busca alertas de Conflictos. Si hay múltiples contactos en HubSpot compartiendo el mismo correo o teléfono, Atom pausará la sincronización para evitar sobrescribir datos críticos.
Si existe un conflicto, el Agente debe resolverlo manualmente desde el Panel Lateral seleccionando con qué Contacto exacto de HubSpot debe unirse la conversación.
💡 Tip: Instruye a tus Agentes para que siempre revisen el estado del Panel Lateral al iniciar una interacción. Un panel sin errores garantiza que todo el trabajo de tipificación y captura de datos aterrice de forma segura en HubSpot.
Entender las reglas de sincronización te otorga un control absoluto sobre el flujo de tu información. Al estandarizar la captura de datos y dominar la vinculación entre plataformas, aseguras que tu equipo siempre tenga el contexto exacto del cliente para brindar un servicio omnicanal de excelencia. ✅