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Gestión de mensajería para Supervisores y Administradores: envío de plantillas y respuestas rápidas

En Atom, las plantillas y respuestas rápidas son herramientas esenciales para optimizar la comunicación con clientes y prospectos. A continuación, te explicamos en detalle qué son y cómo configurarlas paso a paso.

 

¿Qué son las Plantillas?

Creación de Plantillas

Tips para enriquecer tus plantillas

Uso de las Plantillas

Creación de Respuestas Rápidas

Uso de las Respuestas Rápidas

Plantillas

Las plantillas son mensajes predefinidos utilizados para iniciar o retomar conversaciones con clientes. Pueden aplicarse en campañas masivas o activaciones individuales. Para crearlas, sigue estos pasos:

Creación de Plantillas

  1. Accede al módulo de Plantillas:
    Ir a Configuraciones > Mensajería > Plantillas.

  2. Selecciona el canal:
    Elige la línea de WhatsApp en la que deseas crear la plantilla.

  3. Crea tu plantilla:
    Haz clic en "Crear" en la esquina superior derecha.

  4. Elige un método de creación:

    • Crear desde cero.

    • Usar "la magia de Atom".

    • Plantillas precargadas.

Te recomendamos utilizar "la magia de Atom", ya que:

  • Genera plantillas alineadas con las políticas de Meta, facilitando su aprobación.

  • Brinda una guía creativa personalizable.

  • Sugiere un diseño optimizado con Inteligencia Artificial.

plantillas

Tips para enriquecer tus plantillas

  • Encabezado: Puedes agregar imágenes, videos o documentos (hasta 5 MB).

  • Botones interactivos:

    • Llamadas a la acción (llamar o visitar un enlace).

    • Formularios para encuestas o captación de datos.

Una vez creada la plantilla, puedes previsualizarla antes de guardarla. Tras la aprobación de Meta, estará lista para su uso.

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Uso de las Plantillas

Si necesitas enviar una plantilla para retomar una conversación con un cliente, sigue estos pasos desde el módulo de Seguimiento:

  1. Accede al módulo de Seguimiento desde el menú lateral izquierdo.

  2. Selecciona la conversación expirada o el cliente al que deseas enviar la plantilla.

  3. Haz clic en "Intervenir" y selecciona la plantilla adecuada desde el menú inferior.

  4. Haz clic en "Enviar" y listo.

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Respuestas Rápidas

Las respuestas rápidas permiten a los agentes responder consultas comunes de manera eficiente, reduciendo tiempos de respuesta y errores. Estas respuestas predefinidas mejoran la atención al cliente y la experiencia general.

Creación de Respuestas Rápidas

  1. Accede al módulo de Respuestas Rápidas:
    Ir a Configuraciones > Mensajería > Respuestas Rápidas.

  2. Haz clic en "Crear" y completa los campos requeridos:

    • Categoría

    • Contenido del mensaje

    • Grupos que podrán usarla

  3. Personaliza los mensajes usando parámetros como:

    • agent_name (nombre del agente)

    • client_name (nombre del cliente)

    • company_name (nombre de la empresa)

  4. Adjunta archivos si es necesario (imágenes JPG/PNG o documentos hasta 16 MB).

  5. Haz clic en "Crear" para finalizar. ¡Tus respuestas rápidas estarán disponibles de inmediato!

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Uso de las Respuestas Rápidas

Si deseas ayudar a tus agentes con una respuesta rápida, sigue estos pasos desde el módulo de Seguimiento:

  1. Accede al módulo de Seguimiento desde el menú lateral izquierdo.

  2. Selecciona una conversación activa o un cliente y haz clic en "Intervenir".

  3. Elige la respuesta rápida adecuada desde el menú inferior.

  4. Haz clic en "Enviar" y listo.

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El uso de plantillas y respuestas rápidas en Atom es clave para optimizar la eficiencia operativa y elevar la calidad del servicio al cliente. Como supervisor o administrador, es tu responsabilidad garantizar que los agentes cuenten con estas herramientas para agilizar su labor y mejorar la comunicación con los clientes.