O que é o Gestor de Recursos na Atom e para que ele serve?

Introdução

Já aconteceu de você precisar usar o mesmo arquivo em vários Smartons ou fluxos, mas acabar fazendo o upload várias vezes e depois ficar difícil garantir que todos estejam atualizados?

Também pode acontecer de você não lembrar em qual fluxo ou Smarton um documento está sendo utilizado, o que acaba dificultando a manutenção.

O Gestor de Recursos é o espaço dentro da Atom onde você pode centralizar e reutilizar recursos (por exemplo, arquivos e bases de conhecimento), para utilizá-los em diferentes Smartons e fluxos sem duplicação. Assim, ao atualizar um arquivo uma única vez, todos os locais onde ele estiver referenciado permanecem atualizados.

⚠️ IMPORTANTE

Se um arquivo for enviado e não tiver nenhum uso por 30 dias consecutivos, ele será automaticamente excluído para evitar o armazenamento de arquivos não utilizados.

Onde encontro o Gestor de Recursos e quem pode visualizá-lo?

Você pode acessar o Gestor de Recursos, com o perfil de Admin, a partir de:

Configurações → Gestor de Recursos

Quais seções o Gestor de Recursos possui?

No menu lateral do Gestor de Recursos, você encontrará diferentes seções para distintos tipos de recursos reutilizáveis. Entre suas subseções estão: Arquivos e Tabelas Dinâmicas.

1) O que encontro em “Arquivos”?

Esta seção agrupa arquivos que são utilizados como fontes de informação para os Smartons (por exemplo: FAQs, catálogos, políticas, manuais).

Aqui você pode:

Criar pastas para organizar documentos
Fazer upload de arquivos
Visualizar o status de processamento (necessário para uso com IA)
Atualizar versões
Ver em quais fluxos/Smartons cada arquivo está sendo utilizado

Na visualização, você verá as seguintes colunas:

Nome
Tipo
Status
Tamanho
Criado
Atualizado
Usos (quantidade de vezes que este recurso é utilizado)
Ações (ao clicar nos três pontos, você verá Ver detalhes e Atualizar arquivo)

Como faço upload de um recurso em Arquivos?

Clique no botão “Enviar Arquivos”
Em seguida, será exibido um modal perguntando o tipo de arquivo: Base de conhecimento ou Arquivo geral

Tipos de arquivo

Bases de conhecimento

São arquivos que serão usados como base de conhecimento em funcionalidades da Atom que utilizam IA, como o Smarton.

Formatos suportados: PDF, DOCX, XLS, CSV

Arquivos gerais

São utilizados em módulos da Atom que não usam IA, por exemplo, uma imagem usada em um template.

Formatos permitidos: PDF, DOCX, XLSX, CSV, PNG, JPG, JPEG, SVG

IMPORTANTE:

Um arquivo geral nunca estará disponível para um Smarton, e vice-versa.

Se você selecionar um arquivo do tipo Base de conhecimento, após o upload será gerada automaticamente uma descrição do arquivo que resume o seu conteúdo. Essa descrição pode ser editada, se desejar.

É muito importante que a descrição esteja alinhada com o conteúdo do arquivo, pois ela fornece o contexto necessário para que o Smarton compreenda corretamente a informação.

Após confirmar, clique em Enviar Arquivo, e ele será incorporado ao Gestor de Recursos.

Ações do administrador de arquivos

O que posso visualizar em “Ver detalhes”?

Aqui você poderá visualizar informações relacionadas ao arquivo selecionado. Estarão disponíveis as seções Informações, Histórico e Usos.

Informações: tipo do arquivo, data de criação, tamanho e data da última atualização.

Também é possível editar a descrição do arquivo clicando no ícone de lápis — isso se aplica apenas a arquivos do tipo Base de conhecimento.

Histórico: informações sobre a criação do arquivo e quantas vezes ele foi atualizado.
Usos: mostra onde o arquivo está sendo utilizado.

Como funciona “Atualizar Arquivo”?

Ao clicar em Atualizar arquivo no menu de Ações, será exibido um modal onde você poderá enviar um novo arquivo para substituir o atual.

⚠️ É importante que o novo arquivo tenha a mesma extensão do arquivo existente.

Basta clicar em Selecionar para carregar a nova versão e, em seguida, em Atualizar Arquivo.

Como organizar arquivos com pastas dentro do Gestor de Recursos?

O Gestor de Recursos funciona de forma semelhante a um explorador de arquivos:

Você pode criar pastas e navegar entre elas
Um caminho de navegação (breadcrumb) é exibido na parte superior
Regras básicas aplicadas:
- Não é permitido usar nomes duplicados (por exemplo, dois arquivos com o mesmo nome no mesmo nível)
- Não é permitido enviar o mesmo arquivo duas vezes; caso tente, uma mensagem de erro será exibida
- Isso garante que informações duplicadas não sejam armazenadas

Como o Gestor de Recursos se relaciona com a migração de Smartons genéricos?

Se você possui fluxos antigos em que os arquivos foram carregados diretamente no Smarton (legacy), esses documentos ainda não estão no Gestor de Recursos.

Ponto-chave:

A migração não é automática — é manual
Ela é solicitada quando o usuário tenta editar o fluxo

Ao editar um fluxo com Smartons genéricos legacy:

O sistema detecta arquivos que precisam ser migrados
Um modal é exibido
Você pode Ignorar por agora ou Migrar todos
Ao migrar, os arquivos passam a ser armazenados no Gestor de Recursos e as referências correspondentes são criadas

Isso permite que, a partir desse momento, a gestão seja centralizada.

Os recursos são compartilhados entre empresas ou ambientes?

Não. Os recursos do Gestor de Recursos são gerenciados por empresa/ambiente.

Se uma organização possui múltiplos ambientes (por exemplo, por país), os arquivos devem ser enviados em cada ambiente onde forem necessários.

Boas práticas para usar o Gestor de Recursos

Use pastas por contexto (marca, linha de negócio, país, canal, etc.).
Nomeie os arquivos de forma clara (por exemplo: Catalogo_Kia_2026, FAQ_Suporte, Politicas_Trocas).
Revise a descrição automática: se estiver ambígua, pode ser um sinal de que o conteúdo do arquivo está confuso ou mal estruturado.
Não misture informações desnecessárias em um Smarton: um Smarton só acessa os arquivos que tiver selecionados.
Em Tabelas Dinâmicas (Beta), garanta dados consistentes (valores, idioma e estrutura) para evitar respostas incoerentes.