Cómo integrar WhatsApp y HubSpot con Atom

Aquí conocerás el paso a paso para conectar tu cuenta de HubSpot con WhatsApp a través de Atom y llevar a tu negocio al siguiente nivel 🚀

¡Hola! Antes que nada queremos felicitarte por haber tomado la mejor decisión al integrar Atom a tu cuenta de HubSpot. Estamos seguros que será una estrategia que te entrega toda la visibilidad y trazabilidad para tener la información de tu negocio y de tus clientes siempre actualizada y en un solo lugar. 

El siguiente manual te mostrará, en detalle, todo lo que debes saber sobre la integración nativa de Atom + HubSpot. Desde los pasos a seguir para configurar tu cuenta, hasta la implementación práctica de todas las funcionalidades. 

 

Estamos aquí para ayudarte a crecer y optimizar la gestión de tu compañía, si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar al equipo de soporte. Estamos siempre disponibles para ti. 

Breve descripción de HubSpot

La plataforma CRM de HubSpot incluye herramientas e integraciones necesarias para gestionar campañas de marketing, ventas, gestión de contenido, servicio de atención y operaciones. Al unificar estas áreas, fomenta las ventas y optimiza la estrategia de inbound marketing.

Es una única plataforma que trabaja sobre una misma base de datos y en la que se puede encontrar todas las funcionalidades en una misma interfaz.

 

¿Dónde Atom complementa la integración con HubSpot?

Son muchas las ventajas que tienes al integrar tu cuenta de HubSpot con Atom. Aquí te contaremos algunas de ellas:

• Automatización de mensajes con chatbot para responder 24/7 a todos tus canales.

Si en tu compañía recibes muchas conversaciones por WhatsApp y no puedes responder a tiempo, ni darles prioridad, con Atom tienes una automatización que permite responder en segundos a tus clientes, transferirlos a un asesor y hacerles seguimiento. 

Integramos WhatsApp pero también otras redes, entonces si tus clientes te escriben desde Instagram, Facebook Messenger o Telegram; el chatbot responderá y esta información también estará sincronizada con tu cuenta de HubSpot.

• Creación automática de contactos calificados 

Cuando un cliente te escriba por WhatsApp u otro canal conversacional, Atom permite la creación de este contacto dentro de HubSpot de forma automática. El chatbot califica automáticamente tu conversación y puedes definir si es calificada o no, para guardar el contacto en tu CRM. Así, solo guardas contactos calificados, estos quedan sincronizados para siempre y no pierdes ninguna oportunidad de venta.

• Sincronización de Propiedades de tus contactos para alimentar tu CRM automáticamente

El chatbot de Atom captura la información de tus clientes y actualiza las propiedades de contacto dentro de HubSpot de forma automática, para que toda tu información capturada vía WhatsApp sea alimentada automáticamente en tu CRM, sin perder visibilidad de la jornada de compra de cada uno de tus clientes. 

• Envío de campañas vía WhatsApp con seguimiento automatizado 

Atom te permite gestionar campañas masivas de más de un mensaje en minutos y responder automáticamente a miles de clientes, sin preocuparte porque tus agentes se congestionen al recibir muchas respuestas. Con Atom tienes un módulo completo para la gestión y seguimiento de tus campañas, conociendo tus resultados en tiempo real. 

• No necesitas previa aprobación de envío de mensajes 

Cuando tu base de datos no se ha suscrito al canal de WhatsApp en HubSpot, es difícil comunicarte con ellos. Con Atom puedes comunicarte con tus clientes y prospectos enviando mensajes masivos sin necesidad de la suscripción.

• Incluye chatbot de WhatsApp en tus Workflows de HubSpot

Complementa la comunicación con tus clientes vía WhatsApp. Incluye chatbots de de WhatsApp a los Workflows y haz seguimiento de tus procesos comerciales de forma automática. Recupera carritos abandonados, envía notificaciones, agenda citas, todo de manera automática.  

Integrando Atom a mi cuenta de HubSpot 

1. Agenda una llamada para llevar a cabo la integración:

La integración entre Atom y HubSpot puede llevar menos de 1 minuto, pero, por las configuraciones iniciales y en caso de duda, te recomendamos hacerlo con un asesor en caso de duda. Puedes agendar una llamada con un experto para que pueda guiarte en el proceso de integración.

2. Necesitas permiso de administrador en HubSpot

Para poder realizar la instalación con tu cuenta, es necesario que el perfil que tengas en HubSpot sea de administrador.

3. Pago por el uso de la plataforma

La integración de Atom con HubSpot es totalmente gratuita, sin embargo el uso de Atom tiene un costo, comunicate con un asesor para conocer planes y ventajas de cada uno según las necesidades de tu compañía.

4. Prueba Atom gratis 

Con la ayuda de un asesor puedes conectar un número de WhatsApp y probar Atom totalmente gratis para conocer sus ventajas.  

Una vez tengas en cuenta estos pasos, es hora de realizar la integración 🚀

Soy nuevo en Atom

Si nos encontraste en el Marketplace de HubSpot y quieres integrar Atom para sicronizar tus contactos, te recomendamos hacerlo con la guia de un asesor que te explique el proceso de conexión y puedas conectar tu cuenta de prueba.  

1. Instala la aplicación desde el Marketplace de HubSpot: 

Despues de leer la información de la integración, haz clic en el botón "Instalar aplicación". 

2. Completa la información solicitada en el formulario: 

A continuación se abrirá una nueva pantalla donde debes completar los datos del formulario para registrar tu empresa.

Una vez completes la información y hagas clic en "Empezar", entrarás a la interfaz de Atom. 

3. Configura Atom 

La primera pantalla que verás será la de configurar un bot para tu empresa. Puedes cambiar componentes y editar según las necesidades de tu compañía. 

 

Después de configurar tu bot, se abrirá automáticamente la pantalla de conexión con HubSpot 

Integración Atom + HubSpot paso a paso 

La configuración para integrar tus cuentas es bastante simple. Solo debes seguir los pasos que se describen a continuación, pero antes, es importante que tengas en cuenta este tip: 

Paso 1 

• En la pantalla que se te abre debes hacer clic en Conectar con HubSpot y seguir los pasos indicados: 
   

Paso 2

• Después de leer las consideraciones haz clic en el botón "Conectar con HubSpot".
• A continuación serás redirigido a HubSpot, donde debes aceptar la integración.

 

✅ ¡Listo! Tus cuentas de Atom y HubSpot están conectadas.

Paso 3 

Serás redirigido a Atom para las configuraciones iniciales de la integración. Selecciona el identificador de HubSpot. Puedes elegir entre:
- Phone Number
- Mobile Phone Number
- WhatsApp Phone Number

Ten en cuenta esta información para realizar cualquier tipo de acción en HubSpot. Aqui podras visualizar la cantidad de contactos que posee cada uno de estos identificadores, asi seleccionas el correcto.

Paso 4: 

Una vez selecciones el identificador de HubSpot entrarás en las configuraciones de la aplicación. Aquí puedes gestionar el mapeo de tus campos, tus formularios, la sincronización de contactos y eliminar la integración. 

Configuraciones iniciales de mi cuenta 

A continuación, te contamos como configurar el resto de los campos:

Propiedades de Atom

Si activas esta funcionalidad, podrás configurar y reflejar en Hubspot, los campos claves de Atom, referidos a tus conversaciones como:

• Agente que atendió la gestión
• Enlace de la conversación
• Fecha de la primera conversación, es decir la primera vez que se contacto el cliente 
• Última conversación o última gestión realizada con el cliente
• Grupo de tipificación 
• Tipificación

Propiedades de los contactos

Por defecto tendrás 4 campos mapeados de HubSpot que son: 

- Phone

- Email

- Full name 

- Lifecycle Stage

Sin embargo puedes mapear todos las propiedades que desees. Para esto, sólo debes hacer clic en el botón "Agregar", la mapeas de la lista que se despliega y luego harás click en el botón de Guardar y Sincronizar.

Origen de tráfico de las conversaciones

Desde Atom se puede identificar el ID de la publicidad que dio origen a ese mensaje. Haciendo click en el botón de Gestionar, y en Sincronización del tráfico habilitado en Activo, podrás realizar la selección correspondiente, mapeando las propiedades del anuncio con las de Hubspot para mostrarlas en el panel lateral.

Compañías negocios y tickets

En Atom puedes personalizar los formularios para que sean llenados con la información que quieres que sea integrada entre Atom y HubSpot.
Debes seleccionar cuál formulario quieres personalizar (entre compañía, negocio o ticket). Allí podrás seleccionar que propiedad de cualquiera de las 3 secciones mencionadas, deberá estar Activa o requerida o de lo contrario podrás deseleccionarlas.

Contactos

• En esta sección puedes gestionar: 
  • Vincular nuevos contactos automáticamente
  • Vincular contactos sin correo electrónico
  • Sincronizar contactos 
  • Importar usuarios desde Hubspot
  • Configurar la asignación de propietarios de contactos por grupos
  • Definir un propietario por defecto

💡 Tip de utilidad 

Dependiendo de la cantidad de contactos que migres, este proceso podrá tardar unos minutos

Integración 

En esta sección tendrás la opción de desinstalar la integración cuando lo requieras. 

Caso de uso - ¿para qué me sirve sincronizar las propiedades? 

Esta función es bastante útil, para diferentes escenarios, donde quieres envíar una campaña masiva con un campo personalizado (nombre, ciudad, marca de vehículo, producto de interés, etc). Para que Atom tenga la información de este campo personalizado, puedes mapear el objeto y crear una campaña personalizada con la información de cada cliente.    

• Creación de usuarios desde Atom

Si no activas la opción de sincronizacion automática, debes conocer cómo crear contactos en HubSpot desde tus conversaciones en Atom. 

Paso 1: 

• En el módulo de Conversaciones, seleccionas la conversación del cliente que quieres agregar 

Paso 2: 

• En el menú lateral derecho, seleccionas el panel de HubSpot que te permite vincular a tu contacto. 

Paso 3:  

• Si no tienes agregado el correo electrónico de tu cliente, deberás colocarlo (esta información es primordial para HubSpot).
  
  

Paso 4 

• Haces clic en Vincular y ¡listo! Tu contacto aparecerá en la base de HubSpot. Si quieres agregar más información de tu contacto como negocios o notas, podrás hacerlo y aparecerá de inmediato en HubSpot.

Cómo ver las conversaciones de Atom en HubSpot

Ahora que ya conoces todas las configuraciones y pasos iniciales, es hora de sacarle el máximo provecho a la integración Atom + HubSpot. 

Ver las conversaciones de Atom en HubSpot te servirá para identificar rápidamente información sobre una venta o una gestión que fue tipificada.   

Paso 1: 

• En HubSpot, ve a la información de tu contacto

Paso 2:

• Selecciona la opción Actividad  

Paso 3:

• Encontrarás la conversación tipificada y con las notas del asesor en caso de que las tenga. 

Incluyendo flujos automatizados de Atom a mis Workflows de HubSpot

Con Atom puedes integrar tus flujos automatizados de WhatsApp dentro de los Workflows de HubSpot. Conoce el paso a paso para realizar esta acción.

Paso a paso para incluir tu flujo en el Workflow: 

Paso 1: 

• En la sección de creación de un workflow en HubSpot, en el listado de acciones disponibles, puedes encontrar la acción “Enviar Flujo” de Atom.

Paso 2: 

• Selecciona esta acción y llévala a tu flujo como lo haces normalmente con otros componentes. 

Paso 3: 

• A continuación deberás completar los parámetros editables

✅  ¡Listo! Has incluido tu flujo de WhatsApp a tu Workflow de HubSpot.  

Incluyendo plantillas de Atom a mis Workflows de HubSpot

El proceso de agregar una plantilla de WhatsApp a tu Workflow de HubSpot es bastante parecido a incluir un Flujo. La única diferencia es el nombre del componente y la información que debes completar. 

Recuerda que para incluir el envío de una plantilla, esta debe estar previamente creada y aprobada por WhatsApp. 

Paso a paso para incluir tu plantilla en el Workflow: 

Paso 1: 

• En la sección de creación de un Workflow en HubSpot, en el listado de acciones disponibles, puedes encontrar la acción “Enviar Plantilla” de Atom.

Paso 2: 

• Selecciona esta acción y llévala a tu flujo como lo haces normalmente con otros componentes. 

Paso 3: 

• A continuación deberás completar los parámetros editables

🔗 Conoce más información sobre la inclusión de custom action dentro de los flujos de HubSpot aquí.

Configuración Inicial de mi cuenta de Atom paso a paso 

• Conecta tu cuenta de WhatsApp

Si eres nuevo en Atom, deberás agendar una llamada con un agente especializado para que te ayude a agregar tu número de WhatsApp, aclarar tus dudas,  y conocer más sobre las funcionalidades de la plataforma. Mientras agendas tu llamada, puedes ir realizando los siguientes pasos. 

• Prueba el módulo de campañas

Aquí podrás navegar por el módulo de campañas y sus submódulos (Listas, flujos y webhooks) donde puedes gestionar el envío de mensajes masivos, importar tus listas de contactos, etc. 

🔗 Conoce información detallada sobre el Módulo de Campañas aquí.

• Navega por el módulo de reportería

Conoce el módulo que te da visibilidad sobre los resultados de tus estrategias, atención al cliente y productividad de tus asesores 

🔗 Conoce el módulo de reportes de Atom aquí.

¡Esto es todo por ahora!

Esto es todo lo que necesitas saber para potencializar tu CRM, aumentar tus ventas y mejorar la experiencia de tus prospectos y clientes, a través de los canales de mayor interacción como WhatsApp, Instagram, Facebook, y más.

Si tienes alguna pregunta, comentario o sugerencia, no dudes en entrar en contacto con nosotros, es muy importante conocer tu experiencia y saber cómo podemos ayudarte a crecer.