Cómo integrar WhatsApp y HubSpot con Atom

¡Hola! Antes que nada queremos felicitarte por haber tomado la mejor decisión al integrar Atom a tu cuenta de HubSpot. Estamos seguros que será una estrategia que te entrega toda la visibilidad y trazabilidad para tener la información de tu negocio y de tus clientes siempre actualizada y en un solo lugar. 

El siguiente manual te mostrará, en detalle, todo lo que debes saber sobre la integración nativa de Atom + HubSpot. Desde los pasos a seguir para configurar tu cuenta, hasta la implementación práctica de todas las funcionalidades. 

Estamos aquí para ayudarte a crecer y optimizar la gestión de tu compañía, si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar al equipo de soporte. Estamos siempre disponibles para ti. 

Breve descripción de HubSpot

La plataforma CRM de HubSpot incluye herramientas e integraciones necesarias para gestionar campañas de marketing, ventas, gestión de contenido, servicio de atención y operaciones. Al unificar estas áreas, fomenta las ventas y optimiza la estrategia de inbound marketing.

Es una única plataforma que trabaja sobre una misma base de datos y en la que se puede encontrar todas las funcionalidades en una misma interfaz.

¿Dónde Atom complementa la integración con HubSpot?

Son muchas las ventajas que tienes al integrar tu cuenta de HubSpot con Atom. Aquí te contaremos algunas de ellas:

• Automatización de mensajes con chatbot para responder 24/7 a todos tus canales.

Si en tu compañía recibes muchas conversaciones por WhatsApp y no puedes responder a tiempo, ni darles prioridad, con Atom tienes una automatización que permite responder en segundos a tus clientes, transferirlos a un asesor y hacerles seguimiento. 

Integramos WhatsApp pero también otras redes, entonces si tus clientes te escriben desde Instagram, Facebook Messenger o Telegram; el chatbot responderá y esta información también estará sincronizada con tu cuenta de HubSpot.

• Creación automática de contactos calificados 

Cuando un cliente te escriba por WhatsApp u otro canal conversacional, Atom permite la creación de este contacto dentro de HubSpot. El chatbot califica automáticamente tu conversación y puedes definir si es calificada o no, para guardar el contacto en tu CRM. Así, solo guardas contactos calificados, estos quedan sincronizados para siempre y no pierdes ninguna oportunidad de venta.

• Sincronización de Propiedades de tus contactos para alimentar tu CRM automáticamente

El chatbot de Atom captura la información de tus clientes y actualiza las propiedades de contacto dentro de HubSpot de forma automática, para que toda tu información capturada vía WhatsApp sea alimentada automáticamente en tu CRM, sin perder visibilidad de la jornada de compra de cada uno de tus clientes. 

• Envío de campañas vía WhatsApp con seguimiento automatizado 

Atom te permite gestionar campañas masivas de más de un mensaje en minutos y responder automáticamente a miles de clientes, sin preocuparte porque tus agentes se congestionen al recibir muchas respuestas. Con Atom tienes un módulo completo para la gestión y seguimiento de tus campañas, conociendo tus resultados en tiempo real. 

• No necesitas previa aprobación de envío de mensajes 

Cuando tu base de datos no se ha suscrito al canal de WhatsApp en HubSpot, es difícil comunicarte con ellos. Con Atom puedes comunicarte con tus clientes y prospectos enviando mensajes masivos sin necesidad de la suscripción.

Integrando Atom a mi cuenta de HubSpot 

Soy nuevo en Atom

Si nos encontraste en el Marketplace de HubSpot y quieres integrar Atom a tu cuenta, es muy fácil. 

💡 Tip de utilidad 

 Para poder proceder con la instalación, es indispensable que tengas una cuenta activa de usuario administrador en HubSpot. 

Después de hacer clic en “Solicitar instalación”, se abrirá una nueva pantalla donde debes completar los datos del formulario. Entrarás a la interfaz de configuración; aquí puedes realizar diferentes acciones para navegar por la plataforma y conocer sus recursos.

Configuración Inicial de mi cuenta de Atom paso a paso 

• Conecta tu cuenta de WhatsApp

Si eres nuevo en Atom, deberás agendar una llamada con un agente especializado para que te ayude a agregar tu número de WhatsApp, aclarar tus dudas,  y conocer más sobre las funcionalidades de la plataforma. Mientras agendas tu llamada, puedes ir realizando los siguientes pasos. 

• Prueba el módulo de campañas

Aquí podrás navegar por el módulo de campañas y sus submódulos (Listas, flujos y webhooks) donde puedes gestionar el envío de mensajes masivos, importar tus listas de contactos, etc. 

🔗 Conoce información detallada sobre el Módulo de Campañas aquí.

• Navega por el módulo de reportería

Conoce el módulo que te da visibilidad sobre los resultados de tus estrategias, atención al cliente y productividad de tus asesores 

🔗 Conoce el módulo de reportes de Atom aquí.

Integración Atom + HubSpot paso a paso 

La configuración para integrar tus cuentas es bastante simple. Solo debes seguir los pasos que se describen a continuación, pero antes, es importante que tengas en cuenta este tip: 

💡 Tip de utilidad 

 Es indispensable que tengas una cuenta activa de usuario administrador en Atom y en HubSpot para poder realizar la integración. 

Paso 1 

• Selecciona el módulo de Configuraciones.
• Haz clic en la opción Integraciones.
• Haz clic en el botón "+" ubicado en la parte inferior derecha.

Paso 2

• En la siguiente pantalla selecciona "HubSpot" y seguidamente haz clic en el botón "Continuar".
• A continuación verás el resumen de la integración y haces clic en  "Guardar".
• Aparecerá un cuadro de diálogo para conectar tu cuenta de HubSpot, hacemos clic en “Conectar”.

Paso 3 

• En la nueva pantalla debes hacer clic en el botón “Conectar con HubSpot”.
• A continuación en la siguiente pantalla debes elegir la cuenta que vas a integrar y en seguida, deberás hacer clic en “Conectar la Aplicación”.

✅ ¡Listo! Tu cuentas de Atom y HubSpot están integradas y listas para ser usadas. 

💡 Tip de utilidad 

Puedes encontrar el tutorial más detallado en este enlace: https://docs.atomchat.io/docs/como-integrar-hubspot-en-atomchat

Ya tengo lista mi integración ¿y ahora? 

Ahora que tus cuentas están sincronizadas, puedes comenzar con los primeros pasos para garantizar que tu integración funcione y le saques todo el provecho posible. Aquí tienes los 3 pasos clave que debes configurar: 

Configuraciones iniciales de mi cuenta 

• Importación de contactos desde HubSpot hacia Atom 

Es muy importante que antes de importar tus contactos, revises la información de tus contactos y valides que los números de teléfono sean válidos, es decir que no tengan espacios. 

Paso 1: 

• En Atom, ve a Configuraciones y selecciona la opción Integraciones 
• Selecciona el logo de HubSpot

Paso 2: 

• Haz clic en los 3 puntos para abrir el menú y selecciona “Mapear objetos”.
• Haz clic en “Importar contactos”. 

💡 Tip de utilidad 

Dependiendo de la cantidad de contactos que migres, este proceso podrá tardar unos minutos

Paso 3: 

• Verifica que la lista de clientes esté correctamente cargada en el módulo de Clientes de Atom.

🔗 Conoce la información detallada sobre la importación de tus contactos aquí. 

• Sincronizar propiedades de HubSpot en campos de información de Atom

Como ya te diste cuenta en el paso anterior, por defecto, en la importación de contactos se mapean los campos: Nombre, Teléfono y Correo; pero también puedes agregar otras propiedades del contacto. Conoce cómo hacerlo:

Paso 1: 

• En Atom, ve a Configuraciones y selecciona la opción Integraciones
• Selecciona el logo de HubSpot
• Haz clic en los 3 puntos para abrir el menú y selecciona Mapear objetos.
• Haz clic en el icono de más (+) ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla, abrirá una nueva pantalla.

Paso 2: 

• Agrega un nombre al mapeo quieres realizar. (Ejemplo: mapeo de ciudad, producto, etc)
• Selecciona el objeto (ejemplo: contactos)
• En el identificador de HubSpot puedes seleccionar la propiedad que necesitas mapear (ejemplo: ciudad)
• Selecciona Tipo de Dato (ejemplo: información del cliente)
• Selecciona el identificador de Atom, este es el campo con el que se va a identificar dentro de Atom. 
• Haz clic en “Agregar” y luego “Guardar”. 

💡 Tip de utilidad 

Para actualizar los datos que acabas de mapear a tus contactos ya importados, solo debes hacer clic en el botón “Importar” nuevamente. 

🤔  Caso de uso - ¿para qué me sirve sincronizar las propiedades? 

Esta función es bastante útil, para diferentes escenarios, donde quieres envíar una campaña masiva con un campo personalizado (nombre, ciudad, marca de vehículo, producto de interés, etc). Para que Atom tenga la información de este campo personalizado, puedes mapear el objeto y crear una campaña personalizada con la información de cada cliente.    

• Creación de usuarios desde Atom

Ahora que ya conoces como traer tus contactos de HubSpot hacia Atom, es hora de conocer cómo crear contactos en HubSpot desde tus conversaciones en Atom. 

Paso 1: 

• En el módulo de Conversaciones, seleccionas la conversación del cliente que quieres agregar 

Paso 2: 

• En el menú lateral derecho, seleccionas el panel de HubSpot que te permite vincular a tu contacto. 

Paso 3:  

Si no tienes agregado el correo electrónico de tu cliente, deberás colocarlo (esta información es primordial para HubSpot).

Paso 4 

Haces clic en Vincular y ¡listo! Tu contacto aparecerá en la base de HubSpot. Si quieres agregar más información de tu contacto como negocios o notas, podrás hacerlo y aparecerá de inmediato en HubSpot.

💡 Tip de utilidad 

Si agregas una nota o la actualizas directamente en HubSpot, deberás hacer clic en el botón Actualizar para ver reflejada la nueva información en Atom. Si quieres agregar información en el campo “Compañías”, deberás hacerlo únicamente en HubSpot.

Cómo ver las conversaciones de Atom en HubSpot

Ahora que ya conoces todas las configuraciones y pasos iniciales, es hora de sacarle el máximo provecho a la integración Atom + HubSpot. 

Ver las conversaciones de Atom en HubSpot te servirá para identificar rápidamente información sobre una venta o una gestión que fue tipificada.   

💡 Tip de utilidad 

Para ver las conversaciones reflejadas en HubSpot es indispensable que estas tengan una tipificación. 

Paso 1: 

• En HubSpot, ve a la información de tu contacto

Paso 2:

• Selecciona la opción Actividad  

Paso 3:

• Encontrarás la conversación tipificada y con las notas del asesor en caso de que las tenga. 

Incluyendo flujos automatizados de Atom a mis Workflows de HubSpot

Con Atom puedes integrar tus flujos automatizados de WhatsApp dentro de los Workflows de HubSpot. Conoce el paso a paso para realizar esta acción.

💡 Tip de utilidad 

Para incluir tu flujo de Atom a HubSpot, es indispensable que la plantilla que inicia este flujo, esté previamente creada y aprobada por WhatsApp. Te recomendamos que pruebes tu flujo y verifiques su funcionamiento antes de incluirlo en el Workflow de HubSpot.  

🔗 Conoce cómo crear un flujo automatizado en Atom aquí

Paso a paso para incluir tu flujo en el Workflow: 

Paso 1: 

• En la sección de creación de un workflow en HubSpot, en el listado de acciones disponibles, puedes encontrar la acción “Enviar Flujo” de Atom.

Paso 2: 

• Selecciona esta acción y llévala a tu flujo como lo haces normalmente con otros componentes. 

Paso 3: 

• A continuación deberás completar los parámetros editables

✅  ¡Listo! Has incluido tu flujo de WhatsApp a tu Workflow de HubSpot.  

🤔  Caso de uso - para qué me puede servir incluir un flujo automatizado

La posibilidad de incluir flujos de WhatsApp a tus Workflows te ayuda a automatizar conversaciones, generar escala y aumentar la tasa de respuesta en WhatsApp, ya que tus contactos se van gestionando automáticamente, y solo llegan al asesor cuando es necesario. 

Incluyendo plantillas de Atom a mis Workflows de HubSpot

El proceso de agregar una plantilla de WhatsApp a tu Workflow de HubSpot es bastante parecido a incluir un Flujo. La única diferencia es el nombre del componente y la información que debes completar. 

Recuerda que para incluir el envío de una plantilla, esta debe estar previamente creada y aprobada por WhatsApp. 

🔗 Conoce cómo crear una plantilla de WhatsApp en Atom, aquí.

Paso a paso para incluir tu plantilla en el Workflow: 

Paso 1: 

• En la sección de creación de un Workflow en HubSpot, en el listado de acciones disponibles, puedes encontrar la acción “Enviar Plantilla” de Atom.

Paso 2: 

• Selecciona esta acción y llévala a tu flujo como lo haces normalmente con otros componentes. 

Paso 3: 

• A continuación deberás completar los parámetros editables

🔗 Conoce más información sobre la inclusión de custom action dentro de los flujos de HubSpot aquí.

¡Esto es todo por ahora!

Esto es todo lo que necesitas saber para potencializar tu CRM, aumentar tus ventas y mejorar la experiencia de tus prospectos y clientes, a través de los canales de mayor interacción como WhatsApp, Instagram, Facebook, y más.

Si tienes alguna pregunta, comentario o sugerencia, no dudes en entrar en contacto con nosotros, es muy importante conocer tu experiencia y saber cómo podemos ayudarte a crecer.