¿Cómo crear y administrar bandejas y vistas?

Como Administrador/Supervisor, tu rol no es solo crear configuraciones, sino mantener orden, control y escalabilidad en la operación diaria. Esta guía está diseñada para Supervisores y Administradores que buscan organizar, priorizar y escalar correctamente la atención de conversaciones dentro de la nueva bandeja de conversaciones.

Aquí aprenderás qué son las bandejas y vistas, cuándo usar cada una, y cómo administrarlas correctamente para evitar desorden, duplicados o configuraciones innecesarias.

 

1. ¿Qué son las bandejas y vistas? 📄

Las bandejas y vistas te permiten organizar conversaciones según criterios específicos como estado, canal, grupo, tipificación o prioridad.

🗂️ Bandejas prioritarias

• Están pensadas para casos críticos o de seguimiento constante.
• Ideales para:
  • Conversaciones sin respuesta.
  • Casos urgentes.
  • Flujos operativos clave.

🔍 Vistas personalizadas

• Ideales para:
  • Análisis.
  • Monitoreo.
  • Seguimiento por criterios específicos.

 

 

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2. ¿Quién puede administrar bandejas y vistas? 

Esta funcionalidad está disponible únicamente para:

• Supervisores
• Administradores

Los agentes solamente podrán crear bandejas o vistas para ellos mismos.

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3. Accediendo al flujo de creación 🚀

Desde el panel lateral izquierdo:

1. Haz clic en el botón “Crear nueva”.
2. Se abrirá un flujo guiado en el centro de la pantalla.
3. Selecciona para quién deseas crear la bandeja o vista:
   • Para mí (Solo vistas)
   • Para mis grupos (Bandejas o vistas)

Desde la bandeja “Todas” (Bandeja por defecto):

1. Haz clic en el botón “Filtros bandeja”, desde la bandeja “Todas”.
2. Selecciona un filtro.
3. Pulsa el botón “Guardar como vista”.
4. Se abrirá un flujo guiado en el centro de la pantalla.

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4. Crear vistas “Para mí” 👤

Las vistas personales te ayudan a organizar tu propio trabajo sin afectar a otros usuarios.

¿Qué debes saber?

• La opción “Para mí” está seleccionada por defecto.
• Siempre crearás vistas, no bandejas.
• Debes completar:
  • Nombre de la vista.
  • Al menos un filtro.

Reglas importantes

• No se permiten nombres duplicados.
• Como supervisor:
  • El filtro Grupos siempre estará activo.
  • No puede eliminarse.
  • Debes tener al menos un grupo seleccionado.

Tip práctico:

Usa nombres claros y descriptivos como:

• “Seguimiento WhatsApp”
• “Pendientes de mi equipo”
• “Casos sin tipificar” 

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5. Límite de vistas personales ⚠️

• Cada usuario puede crear hasta 15 vistas personales.
• Al alcanzar el límite:
  • Podrás entrar al flujo para crearle a tus grupos, pero no podrás crear nuevas vistas para ti hasta eliminar alguna existente.

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6. Editar vistas existentes ✏️

Puedes editar tus vistas desde el menú de tres puntos.

¿Qué puedes modificar?

• Nombre de la vista.

• Filtros aplicados.

¿Qué no se permite cambiar?

• El tipo de vista.
• El contexto (no puedes moverla de “Para mí” a “Mis grupos”).

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7. Crear bandejas y vistas para “Mis grupos” 👥

Este flujo te permite estructurar la operación de tus equipos.

¿Qué puedes crear?

• Bandejas prioritarias.
• Vistas personalizadas.

Selección de grupos

• Solo se muestran grupos activos y con agentes.
• Como supervisor, solo verás los grupos a los que perteneces.
• Como administrador, verás todos los grupos activos.
• Los grupos seleccionados son los equipos o grupos a los que se les creará la bandeja o vista.

Selección de agentes (opcional)

• Depende de los grupos seleccionados.
• Si no eliges agentes específicos:
  • La bandeja o vista se crea para todos los agentes asignados en el grupo.

 

 

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8. Uso inteligente de filtros 🧠

Los filtros definen qué conversaciones verá cada agente.

¿Cómo funcionan?

• Se deben seleccionar los filtros que formarán la bandeja o vista que será asignada a los agentes o grupos.
• Los filtros seleccionadas adaptan automáticamente según:
  • Grupos disponibles.
  • Tipificaciones asociadas.

¿Qué pasa si hay conflictos?

Si un filtro no aplica a ciertos agentes:

• El sistema te lo notificará.
• Podrás decidir si:
  • Continuar aplicando ajustes automáticos.
  • O volver a editar la configuración.

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9. Permisos de edición para agentes 🔒

Al crear bandejas o vistas para agentes, puedes decidir:

• ✅ Permitir que editen la vista.
• ❌ Bloquear la edición.

Por defecto, el permiso está activado.

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10. ¿Qué pasa con las bandejas o vistas duplicadas? 🔁

El sistema evita automáticamente crear vistas o bandejas duplicadas.

¿Cómo funciona?

• Si un agente ya tiene una bandeja o vista con los mismos filtros:
  • La nueva reemplaza a la anterior.
  • Se te notificará antes de finalizar.