Creación desde Atom hacia HubSpot
Cuando un cliente te contacta por primera vez a través de WhatsApp, la creación de su perfil en HubSpot no ocurre al instante por el simple mensaje, sino que obedece a detonantes específicos para mantener tu base de datos limpia.
El contacto se envía a HubSpot únicamente cuando sucede alguno de estos eventos:
Pasa por un nodo de HubSpot en el Flowbuilder (ej. Crear contacto, Crear Deal, o Cambiar Lifecycle Stage).
La conversación es asignada a un asesor humano en la bandeja de entrada.
Al dispararse la creación, Atom ejecuta una Verificación de Duplicados consultando el número de teléfono en HubSpot:
Escenario en HubSpot | Acción Automática del Sistema |
El número no existe | Atom crea un contacto completamente nuevo en HubSpot y lo vincula. |
Existe un solo contacto | Atom no crea duplicados; vincula el perfil de Atom con el de HubSpot y actualiza sus datos. |
Existen varios contactos | Se genera un Conflicto. El sistema detiene la automatización y solicita al asesor que seleccione manualmente en la bandeja de Atom con cuál perfil de HubSpot debe vincularse. |
⚠️ Importante: En este proceso de creación y vinculación, Atom solo enviará a HubSpot la información de los campos que hayan sido explícitamente "mapeados" en la configuración de la integración. Los datos no mapeados serán ignorados.
Actualización de Información en Contactos Vinculados
Una vez que el cliente está correctamente vinculado entre ambas plataformas, la sincronización de sus datos fluye de manera bidireccional para mantener todo actualizado en tiempo real.
A. Modificaciones originadas en HubSpot
Si tu equipo de marketing o ventas actualiza una propiedad del contacto directamente en HubSpot (por ejemplo, cambia su producto de interés):
HubSpot notifica inmediatamente a Atom sobre el cambio.
Atom audita que el dato recibido coincida con el tipo de campo configurado (ej. que un campo numérico no reciba texto).
Si la validación es exitosa, Atom actualiza el perfil del cliente. Si el dato es incompatible, el cambio se ignora para proteger tu información.
B. Modificaciones originadas en Atom
Si un asesor actualiza un dato desde el panel lateral de la conversación, o si el Flowbuilder recopila nueva información automáticamente:
Atom verifica que el contacto esté vinculado y libre de conflictos de duplicación.
Se envía el valor actualizado hacia HubSpot.
HubSpot sobreescribe la propiedad de forma inmediata, reflejando el cambio en el perfil del contacto.
Creación desde HubSpot hacia Atom
La integración también funciona a la inversa. Si tu equipo prospecta y crea un contacto directamente desde la interfaz de HubSpot, este es el flujo de sincronización:
Aviso al sistema: HubSpot le notifica a Atom sobre la existencia de este nuevo registro.
Búsqueda inteligente: Atom rastrea en su base de datos si ya existe un perfil asociado a ese número de teléfono.
Si ya existía en Atom (Pre-integración): El sistema simplemente los vincula y enriquece el perfil de Atom con la información descargada desde HubSpot.
Si no existía en Atom: Atom crea un perfil de cliente desde cero y lo deja vinculado silenciosamente, preparado para cuando inicie una conversación.
Contactos Pre-existentes en HubSpot
Es vital comprender cómo maneja el sistema tu base de datos antigua al momento de encender la integración por primera vez. Atom no realiza una importación masiva automática de todos tus contactos.
El comportamiento se divide de la siguiente forma:
Contactos Activos (Nuevos o Modificados): Atom solo integrará a los contactos que se creen en HubSpot después de activar la integración, o a aquellos contactos antiguos que sufran alguna edición en sus propiedades mapeadas.
Contactos Inactivos: Si un contacto antiguo en HubSpot no sufre modificaciones ni alteraciones, Atom lo considerará inactivo. Este perfil no será visible en Atom hasta que el cliente te escriba por WhatsApp o alguien edite sus datos en HubSpot.
💡 Tip: Si necesitas forzar la sincronización de una lista de contactos antiguos de HubSpot hacia Atom, puedes realizar una actualización masiva en HubSpot de alguna de las propiedades que tengas mapeadas. Esto disparará la notificación de actualización y Atom los absorberá.
¡Mantener tu base de datos centralizada nunca fue tan fácil! Al comprender cómo interactúan Atom y HubSpot, garantizas que tu equipo tenga siempre el contexto actualizado del cliente y previenes la creación de perfiles duplicados. Tienes el control total para que la información de valor fluya de manera impecable. ✅