🔄 1. Creación de Contactos: De Atom hacia HubSpot
Cuando un cliente te escribe por primera vez a través de WhatsApp, Atom no envía la información a HubSpot de inmediato para no saturar tu CRM con chats irrelevantes. El envío ocurre bajo condiciones específicas.
🎯 Disparadores de envío
El cliente se enviará y creará en HubSpot únicamente cuando ocurra una de estas dos acciones:
El usuario pasa por los componentes de HubSpot dentro del FlowBuilder (Crear contacto, Crear Deal, Cambiar Lifecycle Stage).
La conversación es asignada a un asesor humano (la asignación dispara la vinculación automáticamente).
🔍 Gestión de Duplicados
Antes de crear nada, Atom revisa si el número de teléfono ya existe en tu HubSpot para mantener el orden:
Si no existe: Atom crea un contacto completamente nuevo y lo vincula.
Si ya existe uno solo: Atom no crea uno nuevo; simplemente vincula al cliente de Atom con ese contacto existente de HubSpot y actualiza su información.
Si existen varios (Conflicto): El sistema se detiene. Se generará una alerta de "Conflicto" y el asesor deberá seleccionar manualmente en la bandeja de Atom con cuál de los contactos de HubSpot desea unificarlo.
⚠️ Regla importante de mapeo: Solo se compartirá la información de los campos (propiedades) que hayan sido configurados previamente en tu integración. Si un dato no está "mapeado" en las configuraciones, no viajará de Atom a HubSpot ni viceversa.
🔁 2. Actualización de Contactos Vinculados
Una vez que el contacto ya está unido entre ambas plataformas por el primer cruce, la información se mantiene viva y sincronizada en tiempo real bajo las siguientes reglas:
Origen del Cambio | Proceso de Sincronización Automática |
Cambios en HubSpot | HubSpot avisa a Atom del cambio. Atom valida que el formato sea correcto (ej. que un campo numérico no reciba letras). Si todo está en orden, Atom actualiza el perfil del cliente; si es inválido, ignora el cambio para proteger la base. |
Cambios en Atom | Ya sea por edición manual de un asesor o por captura del FlowBuilder, Atom verifica que no haya conflictos de duplicados y envía el nuevo valor. HubSpot actualiza sus propiedades de forma inmediata. |
📥 3. Creación de Contactos: De HubSpot hacia Atom
Si tu equipo comercial crea un contacto directamente desde el CRM de HubSpot, la integración fluye en sentido inverso para preparar el terreno:
Aviso inicial: HubSpot le informa a Atom que nació un nuevo contacto.
Validación de número: Atom busca en su propia base si ya existe alguien con ese número de teléfono.
Si ya existe en Atom: El sistema simplemente los vincula y actualiza el perfil con la información fresca que viene de HubSpot (esto es muy común con contactos que tenías antes de encender la integración).
Si no existe en Atom: Atom lo crea desde cero en su plataforma y lo deja vinculado, listo para cuando ese cliente escriba o se le envíe una campaña.
🕰️ 4. Contactos Antiguos (Pre-existentes)
Es vital entender que al conectar Atom con HubSpot por primera vez, no se importará toda tu base de datos histórica de forma masiva para evitar sobrecargas. La sincronización es progresiva:
Contactos Activos: Atom solo traerá hacia su plataforma a los contactos de HubSpot creados después de la conexión, o bien, a los contactos antiguos que sufran alguna edición o cambio en sus propiedades mapeadas a partir de hoy.
Contactos Inactivos: Si tienes clientes en HubSpot que no han tenido ninguna actualización desde que activaste la integración, Atom los considerará en reposo. No aparecerán en tu plataforma de mensajería hasta que su información cambie en el CRM o hasta que el cliente decida escribirte.
¡Tus plataformas ahora hablan el mismo idioma! 🚀
Al comprender cómo viajan los datos entre Atom y HubSpot, garantizas que tu equipo comercial y de soporte siempre tenga el contexto correcto. Asegúrate de mapear bien tus propiedades y deja que la sincronización trabaje por ti. ✅