Conociendo el Módulo de Tareas Automatizadas

El módulo de Tareas Automatizadas, como su nombre lo indica, permite la automatización de tareas manuales y repetitivas que se realizan durante el proceso de atención de las diferentes gestiones, con el fin de optimizar los tiempos de respuesta de los Agentes para que se puedan enfocar en aquellos casos puntuales que requieren un seguimiento más personalizado.

Entre las acciones automatizadas que se pueden programar podemos mencionar: el envío de respuestas rápidas, envío de plantillas de mensajes, asignación a otro grupo, tipificar, agendar llamada, guardar datos en un formulario externo, entre muchas otras más.

¿Cómo funcionan las Tareas Automatizadas de Atom?

La configuración de una tarea automatizada consta de 3 pasos:

Activador: Es el evento que debe ocurrir para que se ejecute la tarea automatizada. Existen 3 tipos de activadores:
- Acción de Bot
- Asignación
- Tipificación
Temporizador: Es el tiempo que se esperará (una vez que se active el evento) para ejecutar la acción programada.
Acción: Es la tarea que se ejecutará de forma automatizada cuando se cumplan los 2 pasos anteriores.

Pantalla Crear Tarea Automatizada

Tareas Automatizadas por Acción del Bot

A través del activador Acción de Bot se pueden crear tareas automatizadas que se ejecuten cuando el cliente esté recorriendo una parte del flujo del bot en específico; por ejemplo, cuando el cliente deje de responder la información que se le solicita sin haber llegado hasta el punto de asignación con un Agente.

Pantalla Módulo de Tareas Automatizadas

Esta tarea automatizada por Acción de Bot establece que, si al cabo de 15 minutos el bot no recibe respuesta por parte del cliente, Atom suspenderá el flujo y lo asignará de forma automática a un grupo para que sea atendido de forma directa por uno de los Agentes que se encuentren disponibles.

Tareas Automatizadas por Asignación

A través del activador Asignación se pueden crear tareas automatizadas que se ejecuten luego de que exista una asignación de conversación a un Agente. Este tipo de tarea automatizada se usa de manera frecuente para enviar mensajes de forma automática cuando hay demora en el tiempo de atención por parte del Agente.

Pantalla Módulo de Tareas Automatizadas

Esta tarea automatizada por Evento de Asignación establece que, si al cabo de 5 minutos de que el bot asignó la conversación al Agente, éste aún no le ha respondido al cliente, Atom le enviará un mensaje de forma automática informando que en ese momento se está experimentando un alto volumen de conversaciones y que agradece su paciencia al esperar para ser atendido.

Al crear una tarea automatizada de por una acción de asignación, puedes seleccionar tipo de evento entre:

Asignación de agente: Esta es la asignación al grupo correspondiente a un asesor, si se desea configurar que pasado X tiempo de la asignación se ejecute una acción, debemos utilizar este evento.
Asignación de bot: Esta es la asignación de regreso al bot principal, es decir aquí configuraremos acciones que deseamos que sucedan luego de que la gestión sea devuelta al bot porque una gestión se cerró.
Reasignación: Como su nombre lo indica, aquí configuraremos las acciones que deseamos que sucedan cuando una gestión sea reasignada dentro de un grupo en específico.

Puedes seleccionar las 3 opciones o apenas la que consideres necesaria para tu operación.

Tareas Automatizadas por Tipificación

A través del activador Tipificación se pueden crear tareas automatizadas que se ejecuten luego de que un Agente realice la acción de tipificar dentro de una conversación. Este tipo de tarea automatizada es la más utilizada y se usa de manera frecuente para enviar mensajes de forma automática para las acciones de seguimiento hacia los clientes.

Pantalla Módulo de Tareas Automatizadas

Esta tarea automatizada por Tipificación establece que, si al cabo de 1 hora de que el Agente le envió la cotización solicitada al cliente, y éste aún no le ha respondido, Atom le enviará un mensaje de forma automática recordando que la cotización ya fue enviada y que se está esperando la confirmación para proceder con la compra. De esta forma, Atom es el encargado de brindar el respectivo seguimiento al cliente y se libera al Agente de esa tarea manual y repetitiva para que pueda enfocarse en las demás conversaciones que está atendiendo.

Tareas Automatizadas para actualizar objetos de HubSpot

Con las tareas automatizadas también puedes actualizar Lifecycle Stage, Deal Stage y Ticket Status de HubSpot.

Para esto, cuando estes en la etapa de "Acción" de la tarea automatizada, selecciona la opción "HubSpot", seguidamente selecciona la entidad (contacto, negocio o ticket) y haces clic en crear. Mira el video guia: